Pengaturan email untuk kuliah elda

 

comic

Pembaruan terakhir: 29 September 2016

Versi: 0001.a

Sungguhpun saya sendiri adalah tipe yang senang menulis pesan pendek dan to-the-point tetapi perkembangan dari fenomena email yang masuk ke akun saya tampaknya memerlukan perhatian lebih. Untuk mempercepat proses, melakukannya dengan efektif dan efisien dan juga sebagai salah satu bagian dari pembelajaran komunikasi (semi) formal maka pengaturan pengiriman email (surel) perlu dilakukan.

Email (surel: surat elektronik) adalah salah satu media penyampaian informasi. Mirip dengan SMS (Short Message Service). Di banyak sistem/organisasi/negara maju bisa jadi nilai urgensi email sama dengan SMS. Namun secara umum untuk kegiatan di perkuliahan Elektronika daya, urutan urgensi sebagai berikut:

  • Telepon
  • SMS
  • Email

Khusus untuk saya (kecuali ada pemberitahuan baru), berbeda dengan SMS, email dapat dikirim kapan saja (24/7). Saya akan membuka, membacanya pada saat ada kesempatan. Misalnya saja seandainya saya sedang tidur saat email mahasiswa masuk, maka saya tentu akan membacanya saat sudah bangun dan menyelesaikan kegiatan dengan prioritas lebih tinggi lainnya. Tetapi sebagai catatan penting, jangan lakukan yang sama kepada pengajar lain tanpa persetujuan atau konfirmasi terlebih dahulu.

Urutan pembacaan (kategori data):

  • Kuliah …
  • Kelas
  • Penanda waktu
  • Kelompok
  • Tugas
  • NIM
  • Nama
    • Nama pengirim
    • Nama anggota kelompok (NIM)
  • Sebagai latihan untuk berkomunikasi semi formal atau formal perhatikan hal-hal yang bisa dianggap sebagai dasar yang akan banyak menentukan format dan isi email:
[Klik di sini] Urgensi
  • Untuk saya, jika urgensinya sangat tinggi atau bahkan darurat, sebaiknya langsung menggunakan telepon. Satu tingkat di bawahnya adalah SMS. Dengan pemahaman bahwa SMS tidak selalu direspon langsung pada saat diterima. Kelebihan SMS daripada email adalah bahwa jumlah pesan yang diterima biasanya lebih sedikit.
  • Jika diperlukan di awal email bisa diberikan tingkat urgensi dan permintaan kecepatan respon yang dibutuhkan. Untuk pesan kepada pengajar sampaikan dengan pilihan kata yang sopan. Anda mungkin akan perlu sedikit lebih banyak kata daripada pengiriman pesan kepada rekan kerja atau teman kuliah anda.
[Klik di sini] Perihal

SUBJECT email seharusnya diisi. Ini memudahkan pembaca email untuk pertama kali mengetahui isi dari email. Buat email baru untuk urusan/perihal yang baru atau hal yang berbeda. Jangan menggunakan email pada thread/subject yang sama berulang kali meskipun apa yang anda akan kirimkan sebenarnya adalah hal yang berbeda. Misalnya email yang lalu anda mengirim tentang laporan tugas praktikum elda minggu ketiga, lalu anda mengirim tentang kuliah teori elda menggu kelima di thread yang sama.

Untuk patokan dasar, perhatikan bagian “Urutan pembacaan”.  Berikut beberapa variasi yang bisa dilakukan untuk isian pada bagian subject.

  • Teori
    • Teori elda 1, 5A, kelompok 2, tugas 1 minggu ketiga.
    • Teori elda 1, 5A2, minggu ketiga, tugas 1.
    • Teori elda 1, 5A2, minggu ketiga, tugas kelas.
    • Teori elda 1, 5A2, minggu ketiga, tugas terstruktur.
    • Teori elda 1, 5A, kelompok 2, minggu ketiga, tugas terstruktur.
    • Teori elda 1, 5A, kelompok 2, tugas terstruktur, minggu ketiga.
    • Teori elda 1, 5A2, minggu ketiga, tugas.
    • Teori elda 1, 5B, minggu kedua, tugas 1, 14612027.
    • Teori elda 1, 5B, minggu kedua, tugas, 14612027.
  • Praktikum
    • Praktikum elda 1, 20160928_S1A5_Exp5, pendahuluan+simulasi.
    • Praktikum elda 1, 20160928_S1A5_Exp5, laporan akhir.
  • Bukan berisi laporan.
    • Teori elda 1, 5B, 14612027, tentang tugas minggu ketiga.
    • 5B, 14612027, pertanyaan tentang KKNI.
    • Praktikum elda 1, 5B, 14612027, tentang praktik minggu keempat.
    • Praktikum elda 1, 5B3, tentang praktik minggu keempat.
[Klik di sini] Isi
  • Email yang berisi permohonan untuk dipertimbangkan tentu isinya lebih panjang dari email yang berisi penyampaian informasi singkat.
  • Pembuka:
    • Selamat pagi.
    • Selamat malam.
    • Assalamualaikum.
    • Dengan hormat. <~Jangan menggunakan yang ini untuk email elda.
    • Kepada Yth <~Jangan menggunakan yang ini untuk email elda.
    • Kepada bapak Fulan.
  • Laporan pendahuluan praktikum:
    • Di dalam email cantumkan link ke simulasi PartSim atau simulasi online lainnya jika memang dari awal ditugaskan demikian.
    • Jika diminta menggunakan simulator offline seperti LTspice: simpan file (buat folder terpisah jika terdapat beberapa file) di Google Drive dan cantumkan alamatnya di email. Jangan lupa memberi hak akses yang sesuai saat melakukan share.
    • Jika diminta dalam format PDF, periksa permintaan:
      • Apakah attached pada email?
      • Apakah disimpan dalam Google Drive (atau situs penyimpanan online lainnya) dengan alamat dicantumkan di email?
    • Jika diminta dalam bentuk Google Docs: cantumkan di dalam email, alamat ke dokumen-nya.
  • Laporan akhir praktikum:
    • Laporan dalam format file PDF.
      • Laporan attached bukan berupa link .
    • Di dalam email cantumkan link ke folder Google Drive yang berisi file-file praktikum (terutama gambar dari oscilloscope).
      Update: mengenai penyertaan file ini silakan ditanyakan kepada pengajar untuk pengaturan di setiap semester.

      • Contoh format nama folder: 20160928_S1A5_Exp5
    • Di dalam email cantumkan kembali link ke simulasi PartSim atau simulasi online lainnya jika memang dari awal ditugaskan demikian.
  • Penutup:
    • Demikian isi laporan ini kami sampaikan.
    • Demikian isi laporan ini saya sampaikan.
    • Atas perhatian yang diberikan kami/saya sampaikan terima kasih. <~Jangan menggunakan yang ini untuk email elda.
    • Jangan menggunakan yang serupa ini dalam email kepada pengajar:
      • Silakan dicek…
      • Silakan diperiksa…
      • Tolong dikoreksi…
  • Nama di akhir email:
    • Email awal.
      • Perlu untuk email yang pertama. Tidak seberapa perlu untuk email balasan (berbalas) yang masih dalam thread/ubject yang sama.
    • Lengkap.
      • Pelajar
      • Pelaksana
      • Staff

  • Contoh variasi isi:
    • Dalam pemakaian sebenarnya bentuk daftar (bulleted list) tidak disertakan. Di sini dipergunakan hanya untuk mempersingkat dan mempertegas hal yang menjadi pokok.
    • 01.
      • Kepada bapak Fulan.
      • Saya Budi Budiman (NIM ***), mahasiswa S1A. …
      • Terima kasih.
      • [spasi]
      • Budi Budiman
    • 02.
      • Kepada bapak Fulan.
      • Saya Budi Budiman (NIM ***), mahasiswa 5A. …
      • Terima kasih.
      • [spasi]
      • Budi Budiman
    • 03.
      • Saya Budi Budiman, mahasiswa kelas 5B, kelompok dua. Melalui email ini saya menyampaikan laporan pendahuluan untuk praktikum elda 1, minggu keempat (attached) dan tugas pendahuluan berupa simulasi dengan PartSim.
      • Adapun link (tautan) ke simulasi PartSim adalah sebagai berikut: [paste link-nya di sini]
      • Demikian laporan pendahuluan untuk kelompok 5B2 saya sampaikan.
      • Terima kasih.
      • [spasi]
      • Budi Budiman
    • 04.
      • Saya Budi Budiman, mahasiswa kelas 5B, kelompok satu. Melalui email ini saya menyampaikan laporan untuk tugas terstruktur elda 1, minggu kelima dan tugas berupa simulasi dengan PartSim.
      • Tautan (link) ke file laporan pendahuluan adalah: [paste link Google Drive/Google Docs]
      • Adapun link (tautan) ke simulasi PartSim adalah: [paste link-nya di sini]
      • Demikian laporan tugas untuk kelompok 5B1 saya sampaikan.
      • Terima kasih.
      • [spasi]/atau tanpa spasi
      • Budi Budiman
    • 05.
      • Saya Budi Budiman, mahasiswa kelas 5B, kelompok dua. Melalui email ini saya menyampaikan laporan untuk tugas kuliah teori elda 1 minggu keempat (attached) dan tugas pendahuluan berupa simulasi dengan LTspice.
      • Berikut link (tautan) ke folder berisi file simulasi LTspice: [paste link-nya di sini]
      • Demikian laporan pendahuluan untuk kelompok 5B2 saya sampaikan.
      • Terima kasih.
      • [spasi]
      • Budi Budiman
Sumber bacaan

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *